外部提供控制程序
文件编号：XXX
1、目的和适用范围
规范在研发与生产过程中所涉及到的采购、外包行为方式，对外部提供过程和产品进行控制，评估、选择及控制外部提供方，并对采购活动及外包过程进行有效地控制，确保外部提供过程和产品的要求得到满足。
2、相关文件
2.1《质量与信息安全管理手册》
2.2《文件控制程序》
2.3《记录控制程序》
2.4《验收规范》
3、职责
3.1 技术部
3.1.1 软/硬件件外包的主要管理部门，负责软/硬件件外包的决策、软/硬件接包方的选取、软/硬件开发过程的监督管理、软/硬件生产过程的控制、软/硬件开发成果的验收等工作。
3.1.2 成立外包管理小组对外包软件开发过程进行监督管理。
3.2 质量部
3.2.1 负责合格供方的评价与年度合格供方的在评价工作。
3.2.2 参与外包合同评审，主导外包方的质量保证体系评价。
3.3.3 负责对采购产品进行验收。
3.3 综合部
3.3.1 收集、搜寻、提供潜在的合格外包方信息，在公司《合格供方名录》中选择适宜的外包方。
3.3.2 负责具体采购工作，在公司《合格供方名录》中选择适宜的供方。
3.4 其他部门负责对软/硬件外包决策以及全过程的辅助工作。
4.确定采购、外包供应商的分类原则
根据供应商所提供的产品的重要程度、所承担外包任务的重要程度，分为A、B、C三类供应商，具体定义如下：
A 类供应商：提供重要的采购产品、重要外包任务的供应商，其提供的服务直接影响到产品的关键特性、重要特性；
B类供应商：提供较为重要的采购产品、较为重要的外包任务的供应闪，其提供的服务直接影响到产品的主要功能、性能；
C类供应商：提供次要采购产品、辅助外包任务的供应商。
5、合格供方的评选和评价
5.1合格供方的评选
5.1.1综合部根据供应商所提供的产品重要程度、所承担外包任务的重要程度，分为A、B、C三类供应商，并根据对不同类型的供应商的控制要求，应对其选择和评价，建立相应的评价准则。分别从以下几个方面进行选择和评价：
1、供应商的企业规模（含人数、注册资金）
2、供应商的成立日期及发展历程
3、采购产品类型
4、供应商的资格资质
5、质量体系认证情况
6、相应的设计、生产、试验等活动的人员能力
7、相应的设计、生产、试验等活动的设施、设备、厂房等基础设施
8、相应的设计、生产、试验的能力
9、供应商试加工的价格对比分析
10、供应商试加工的价格对比分析
11、对供应商现场考察、审核的结果
12、供应商的信誉
13、供应商的技术支持能力
14、选择该供应商存在的风险分析
a）对于A类供应商应满足以上考核评价，对于B、C类供应商，可以根据实际情况对以上几个方面进行适当评价。
b）基本信息的收集：应根据工作需要从网络、市场、其他部门、人员介绍等渠道了解市场情况、行业情况，收集相关候选供应商的基本信息，必要时对供方产品质量、价格、供货能力、信誉等方面进行实地考察，初选出信誉较好的公司作为候选合格供方，并将其信息状况汇总，以便决策。
c）客户指定的供应商，则由市场部向综合部提供有关供应商情况，经合格供方评审后进入采购程序；
d）供方应对其直接和次级外部供方采取适当的控制，以确保其提供的产品和服务满足要求；
e）综合评审
综合部根据搜集到的供方经营范围信息、信用信息、供货能力、绩效等信息进行合格供方的评审。
4.1.2顾客要求控制的采购产品，评审时应邀请顾客参加评价和选择。
4.1.3 综合部根据《合格供方评价准则》评选出合格供应商，经总经理审核通过后，登记到《合格供方名录》中。
4.1.4每年年底质量部应根据合格供方评审的要求，结合供方以往的实际供货情况，对合格供方进行再次评审，以确认是否其保留在公司合格供方名录中。
A）评估的主要内容包括：
a)产品质量状况（收货及生产过程质量情况）；
b)供应商交货准时状况；
c)供应商与同行业比较的价格水平；
d)配合度（供应商对我司要求及质量改善的配合状况）；
e)供应商基本信息变动情况
f)供应商上一年度绩效情况。
B）后续评估如不合格的供方，应取消其供方资格。
C）被取消合格供方资格的供方要求重新供货时，需按新供方要求再次评审。
D）保留的供方填写在《供方再评价记录表》。
6、工作程序
6.1 物品采购
6.1.1按照策划的安排，需求部门填写《采购申请表》提出采购需求及相关技术要求，市场部根据需求，组织相关部门及时编制相应的质量大纲和验收规范，并对其进行评审，经部门领导审批后实施。
6.1.2采购计划应详细说明采购物资的规格、型号、数量、质量要求、重要度分类、采购期限。质量要求应说明采用国家标准，还是双方确定的验收规范。
6.1.3 应与供方签订采购合同，或质量保证协议并规定：
a)对产品的质量要求和服务要求。
b)对产品提供的程序要求：
1） 供方提交产品的程序；
2） 供方生产提供的工艺要求；
3） 供方设备方面要求。
c)对人员资格、需经培训上岗的要求。
d)有关供方质量管理体系的要求。
6.1.4当涉及到技术文件修改时，由市场部组织对修改部分进行评审，通过后，发放更改通知并详细说明涉及订购物资的要求，如规格、型号、等级等。
6.1.5公司员工根据工作需要拟采购物品时，应填写《采购申请表》，然后报部门负责人批准。
6.1.6采购信息类设备或软件、服务等，《采购申请表》须经技术部审核通过后，报总经理审核，并由综合部负责实施。
6.2 采购物品的验收
6.2.1 市场部依据验收规范对采购品进行验证，当顾客要求对供方产品进行验证时，市场部协助顾客实施验证。顾客参与验证不能免除本公司提供可接受产品的责任。
6.2.2 采购物资的验证记录由市场部授权检验人员妥善保管，执行《记录控制程序》的相关规定。当公司委托供方对产品进行验证时，市场部应在采购合同或协议中规定委托的要求，并保持委托和验证的记录。
6.3采购新设计和开发的产品
指按顾客的设计要求所进行的采购新设计产品，对其控制包括：
a) 市场部应按顾客的设计和开发等要求，对采购新设计和开发的产品的项目及供方进行充分的论证，并履行审批手续。
b) 市场部应按照顾客的设计和开发要求在采购新设计和开发的方案产品时，签订技术协议或合同，应明确双方的职责，尤其是对供方的有关技术要求和质量保证要求。
c) 对新设计和开发的方案产品要按照顾客的有关验证和确认的要求，由市场部配合顾客进行验证和确认，满足规定要求后方可投入使用。
6.4 软件/硬件外包
6.4.1软件/硬件外包决策
根据公司战略和市场/产品需求状况，进行自制还是外包的决策。此决策应由总经理、市场部经理、财务部经理、技术部经理、质量部经理成立外包管理小组根据公司成本与资源状况共同决定。
6.4.2评估候选接包方
为了有效地评估候选接包方的综合能力，外包管理小组应使用《供方调查评价表》对候选接外包方进行初步筛选，剔除明显不合格的接包方。只对通过了初步筛选的候选接包方进行综合评估。
《供方调查评价表》的主要评估接包方的技术能力、过程能力、人力资源能力、企业规模、国际化能力，具体指标有：
技术方案是否令人满意？
开发进度是否可以接受？
性能价格比如何？
能否提供较好的持续服务（维护）？
是否具有开发相似产品的经验？
接包方以前开发的产品是否有良好的质量？
接包方的开发能力与过程管理能力如何？
接包方的资源（人力、财力、物资等）是否充足并且稳定？
接包方的信誉如何，外界对其评价如何？
接包方是否已经取得业界认可的证书？如ISO质量认证、CMMI认证等。
接包方是否可以有效进行知识产权保护？
接包方是否有完善的数据备份和规避风险的方法？
接包方的地理位置是否合适？
外包管理小组要和候选接包方进行多方面的交流，如面谈、电话会议、正式会议、考察参观、Polit项目试验等。依据《供方调查评价表》评估候选接包方的综合能力。
6.4.3 确定接包方
外包管理小组给出候选接包方的综合竞争力排名，并逐一分析与候选接包方建立外包合同的风险，挑选出最合适的接包方。将结论记录在《接包方能力评估报告》之中。
6.4.4签订外包合同
确定采用哪种外包模式后，外包管理小组和接包方会就合同的类型及合同的主要条款进行协商谈判，以便达成共识。发包方提供SOW给接包方，描述工作任务和要求，而接包方应提供方案和建议，将原来协商好的报价，承诺等条文内容文档化，经过几轮的反复后双方签署，成为外包服务合同，或者签订专门的《外包服务合同》。
6.4.5外包服务实施控制过程
双方签订合同之后，外包管理小组应当依据公司的质量目标要求，对于外包第三方科研、生产过程进行控制和质量监控，从而避免高风险事件的发生。
外包管理小组应定期检查接包方的进展情况，并记录到《外包开发过程监控报告》。监督和检查的重点是：实际进度是否与计划相符？接包方的投入是否充分？工作成果的质量是否合格？ 一般从接包方定期提供的日报，周报，月报，里程碑报告等文档中获取相关的信息。外包管理小组应当督促接包方纠正工作偏差。如果需要变更合同、产品需求或开发计划，则按照事先约定好的变更控制流程处理变更请求。
对于监控发生的问题，外包管理小组依据《外包开发过程监控报告》要求外包及时整改。对于多次（3次以上）发生整改问题的外包方，质量部经公司评审以后将该外包方从《合格供方名录》中取消，停止与其合作。
对外包服务接包方而言，合同在签订之前就应该开始为项目的到来做好准备，接包方按照自己的流程，当谈判进展到某种程度后开始团队组建，资源准备等项目准备工作。一旦合同签订，应迅速进入项目的实施阶段。
6.4.6成果验收
a) 验收准备
接包方将待验收的工作成果准备好，并将必要的材料提前交给外包管理小组。外包管理小组慎重地组织验收人员。双方确定验收的时间、地点、参加人员等。
b) 成果审查
验收人员审查接包方应当交付的成果，如代码、文档，等等，确保这些成果是完整的并且是正确的。验收人员将审查结果记录在《验收报告》之中。
c)验收测试
验收人员对待交付的产品进行全面的测试，确保产品符合需求。验收人员将测试结果记录在《验收报告》之中。
d) 问题处理
如果验收人员在审查与测试时发现工作成果存在缺陷，则外包管理小组应当视问题的严重性与接包方协商，给出合适的处理措施并记录在《外包合同验收报告》之中。
如果工作成果存在严重的缺陷，则退回给接包方。接包方应当给出纠正缺陷的措施，双方协商第二次验收的时间。给发包方带来损失的，应当依据合同对接包方做出相应的处罚。
如果工作成果存在一些轻微的缺陷，则接包方应当给出纠正缺陷的措施，双方协商是否需要第二次验收。
e)成果交付
当所有的工作成果都通过验收后，接包方将其交付给外包管理小组。双方的责任人签字认可。外包管理员通知本机构的财务人员，将合同余款支付给接包方。
7、记录
7.1《采购合同台帐》
7.2《合格供方名录》
7.3《供方调查评价表》
7.4《采购申请表》
7.5《验收报告》
7.6《供方再评价记录》
6.7《接包方能力评估报告》
6.8《外包服务合同》
6.9《外包开发过程监控报告》
