多地发布税务稽查通知，2024年税务稽查大幕即将拉开……
企业差旅费用报销因其包含的范围广、内容多、流程长，常常是先消费后管控，也最容易出现不透明交易、虚假报销的“灰色地带”。
特别是一些重销售的企业，如医药公司、汽车销售公司等，销售岗位的比例更可能超过50%——商务需求多，报销的繁复和漏洞也随之而来。
对此，公司面临报销事宜的处理、对涉虚假报销人员的处理，以及做好内控合规、避免内控风险等的多方挑战。
那么，在这一背景下，企业如何防范费用税务稽查风险？又该如何应对日益严格和高频的外部审计及监管要求？
一、发票不合规
情况分析：部分员工可能由于对报销规定不了解或利益驱动，使用连号发票、过期发票、已作废发票或假发票进行报销。这类行为虽然短期内可能难以被发现，但长期积累下来，将给企业带来严重的财务风险。
解决方案：
1、建立发票管理制度：明确发票的开具、保管、报销等流程，确保发票的真实性和合规性。
2、加强发票查验：对报销发票进行逐一查验，确保发票信息与实际报销事项一致。对于异常发票，及时与供应商或税务机关沟通核实。
3、开展发票知识培训：定期对员工进行发票知识培训，提高员工对发票真伪的辨识能力。
胜意费控云「发票智能查重验真」，自动实现票据查重验真及异常检测，包括发票加盖专用章校验、抬头校验、归属人校验、发票与费用匹配关系校验、税务编码黑名单、发票销售方黑名单、重复校验、连号校验等，源头端杜绝各类发票问题，大幅降低发票风险和税务风险。
二、费用不合理
情况分析：在费用报销场景中，难以察觉的是隐藏在报销单表面信息背后的逻辑不合理问题，比如发票金额与实际发生数额不一致、申请单的行程日期与票据上的交通时期不一致、发票开票城市与出差申请单行程城市不相符、同一个人同一天行程互相冲突等问题，需要财务人员逐一核对，在报销集中的月末季度末就会造成工作量的成倍增加。
出现逻辑不合理问题，可能源于员工对报销制度不熟悉或内部审批不严谨。更严重者，个别员工可能故意伪造明细单以套取公司资金，这种行为不仅违反了公司的报销制度和规定，也涉嫌欺诈和侵占公司财产。如果被发现，不仅会导致个人面临法律追究和纪律处分，还可能给公司带来经济损失和声誉损害。
解决方案：
1、加强内部控制：建立严格的报销审批流程，确保每一笔报销都经过严格审核。同时，加强内部审计力度，定期对报销单据进行抽查和核实。对于不符合规定的报销申请，及时予以退回并要求员工更正。
2、引入技术手段：利用OCR技术、发票查验平台等工具，对报销发票进行真伪验证，降低虚假发票的风险。
3、建立奖惩机制：对于诚实守信、合规报销的员工给予奖励；对于违规报销的员工进行严肃处理，形成正反两方面的激励效应。
4、建立举报机制：鼓励员工举报虚假报销行为，对举报人给予一定的奖励和保护，形成内部监督的良好氛围。
胜意费控云「智能审单机器人」能够自动进行费用风险点校验，包括费用与发票的金额校验，行程外费用校验，收款账户往来单位与费用往来单位一致性校验，发票城市与费用城市一致性校验等，联查费用涉及的单据、票据、金额、业务、附件、凭证，规避业务风险，全面保障费用的真实性和准确性。
对费用的一系列真实性、合规性校验，在员工提交报销单时，系统就自动完成，并将上述费用报销的外在逻辑及隐藏风险逐一列出，一张单据仅需3秒。
「信用报销」可以根据员工的信用记录和行为表现，设定不同的报销待遇。信用等级较高的员工可以享受更快捷的报销处理，减少繁琐的审批环节，从而加速资金回笼，提高员工满意度。同时，该功能还有助于企业初步搭建员工的信用体系，加强员工的诚信意识，促进企业内部管理的规范化和高效化。
三、违反报销制度或流程
情况分析：员工在报销时未按照公司规定的流程或制度操作。例如，未经过审批擅自报销、未提供完整的报销凭证等。或者报销超出公司规定的范围或标准。例如，报销了公司不允许报销的私人费用，或者报销的费用超过了公司规定的上限。
解决方案：
1、明确报销范围和标准：制定详细的报销制度和标准，明确哪些费用可以报销、报销金额的上限等，避免员工随意扩大报销范围或虚报金额。
2、优化报销流程：简化报销流程，提高报销效率，降低员工因操作繁琐而违规的风险。
3、加强制度宣传和培训：定期对员工进行报销制度和流程的宣传和培训，确保员工了解并遵守相关规定。
4、建立定期检查和反馈机制：定期对报销制度和流程进行检查和评估，及时发现问题并进行改进。同时，建立员工反馈渠道，鼓励员工提出改进意见和建议。
胜意费控云将管控规则前置到消费行为之前，设置预算、审批、预订、标准四重管控方式，消费过程中自动验证稽核规则，确保消费即合规。
员工出差申请时填写行程计划，实时查询真实价格，自动差标校验，是否超标，领导审核时一目了然；预算余额校验，预算不足多少金额需做强弱控制；出差费用超额，则需加签审批等，出差不符合要求，不同意出差；预订差旅产品时，进行实时的费用控制，差标锁定管控，对于超过标准的消费员工可自付，可不允许订，或走二次审批，有效控制费用的合理发生。
防范费用税务稽查风险需要企业从制度、流程、技术、培训等多个方面入手，加强内部控制和外部合作，形成全方位、多层次的防范体系。同时，也需要员工自觉遵守诚信原则，共同维护企业的利益和声誉。
