本系统开发采用技术为JSP、Bootstrap、Ajax、SSM、Java、Tomcat、Maven
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摘 要
计算机公文管理系统既是社会发展的必然趋势，也是提高公文管理水平和效率的必然要求。该系统可以提高工作效率，可以通过自动化流程和数字化管理，减少手工操作和人为错误，节省时间和人力成本。还能增强信息安全性，采用多重安全措施，如权限管理、身份验证、加密传输等，确保公文的安全性和保密性，防止信息泄露和非法访问。并且可以便捷的信息检索，根据关键词、日期、文件类型等多种条件进行快速检索，提高工作效率和准确性。最后环保节能，减少纸质公文的使用和印刷，节约纸张资源，有利于环境保护和可持续发展。
本次系统开发主要采用JavaEE进行编码，基于B/S模式进行开发，系统采用MySQL进行公文文件数据存储，采用JSP进行前端界面设计，整体基于SpringBoot架构设计，在系统中主要分为行政秘书、教师、领导三角色，核心业务模块为部门管理、教师管理、平行文管理、上行文管理、学院文件查询、下载、公告查询、行文申报审核、档案归类。通过此次的线上的计算机公文管理系统逐步让学院的公文管理更为智能化，提升数据的分析处理效率。
关键词： 公文管理；公文审核；档案归类；SpringBoot
Abstract
The computer document management system is not only an inevitable trend of social development, but also a necessary requirement for improving the level and efficiency of document management. This system can improve work efficiency, reduce manual operations and human errors, and save time and labor costs through automated processes and digital management. It can also enhance information security by adopting multiple security measures, such as permission management, identity verification, encrypted transmission, etc., to ensure the security and confidentiality of official documents, prevent information leakage and illegal access. And it can facilitate information retrieval, quickly search based on keywords, dates, file types, and other conditions, improving work efficiency and accuracy. Finally, environmental protection and energy conservation, reducing the use and printing of paper documents, saving paper resources, are conducive to environmental protection and sustainable development.
This system development mainly adopts Java EE coding and B/S mode for development. The system uses MySQL for official document data storage and JSP for front-end interface design. The overall design is based on the SpringBoot architecture. The system is mainly divided into three roles: administrative secretary, teacher, and leader. The core business modules include department management, teacher management, parallel document management, upstream document management, college document query, download, announcement query, writing application review, and file classification. Through this online computer document management system, universities are gradually making their document management more intelligent and improving the efficiency of data analysis and processing.
Key words: Official document management; Official document review; Classification of archives; SpringBoot
目录
第一章 概述
1.1课题背景
随着社会的发展和科技的进步，公文管理在政府、企事业单位和各类组织中发挥着越来越重要的作用。计算机公文管理系统的出现，为公文管理提供了更加高效、便捷、安全的手段，具有十分重要的背景和意义。计算机公文管理系统的出现是社会发展的必然趋势。在信息时代，信息资源的重要性日益凸显，而公文作为一种重要的信息载体，其管理水平和效率直接影响到政府、企事业单位和各类组织的运作效率。传统的纸质公文管理方式存在着诸多问题，如存储空间有限、查阅不便、易丢失等。计算机公文管理系统的出现，可以有效解决这些问题，提高公文管理的效率和质量。计算机公文管理系统可以对公文进行统一的分类、编码和归档，确保公文的完整性和可追溯性。同时，计算机公文管理系统还可以实现公文的快速检索和统计，方便管理和利用。通过计算机公文管理系统，可以实现公文管理的规范化、标准化和科学化，提高工作效率。
随着现如今计算机技术的快速发展，大家的生活中的各个方面都具有了电子信息化，我们今天设计的系统也是这样。通过电子化的管理可以快速的处理学院的公文数据，减少繁琐的手工操作，从而提高工作效率和对公文的处理质量。与互联网技术相结合的电子公文管理系统可以对不同的用户设定不同的权限级别，这样就加强了信息的安全控制，并且便于各级人员进行公文的查询和检索，提高了办公便捷性。系统的设计可以实现对公文的流转记录、审批信息进行监控与查看等功能，有利于领导对工作进展情况的监督和管理。计算机的办公可以减少纸张的使用量，减少复印打印所需要的材料消耗，有利于资源的节约，保护大家的办公环境。
1.2研究现状
国内的计算机公文管理系统有，达观智能公文管理平台，这是一个集成了多种功能的智能化公文管理系统。它覆盖了公文的全生命周期，包括公文的发文、收文、流程管理等多个业务场景。该平台利用了光学字符识别（OCR）、自然语言处理（NLP）等人工智能技术，提供公文智能写作、阅读、校对等功能。此外，它还支持公文流程的自定义编排和实时进度跟踪，确保了公文处理的高效性和准确性。天生智创OA办公软件，这是一款为企事业单位提供的信息化安全系统。它将传统的纸质公文转化为电子文档，实现了公文的数字化管理。该系统的主要特点包括数字化管理、自动化流程和安全性保障。它通过自动化流程和数字化管理提高了公文处理的效率，同时采用多重安全措施确保公文的安全性和保密性。适用于政府机关、企事业单位、学校、医院等多种组织。这些系统不仅在提高公文处理效率和质量方面发挥作用，还在加强信息安全、促进科研和创新方面具有重要意义。
现在网站上存在的计算机公文管理系统有很多，比如“中标软件”。这样的系统都会为用户提供电子表单，支持用户在线进行公文内容的填写，并自动生成标准格式的公文文稿。系统可以实现公文流转的审批功能，包括管理员可以发起审批、审批人员选择、审批意见收集、审批流程监控等。系统将已审批通过的公文进行数据库的存储，方便各级用户进行查阅和检索，保证档案管理的完整性和安全性。此系统提供快速、精确的检索功能，用户可以根据公文编号、标题、发文单位等信息进行查询。根据设定不同用户的角色为其分配不同的用户权限，包括公文起草、审批、归档等权限，这样可以确保信息的安全性和保密性。系统还支持公文处理过程中的提醒功能，包括待办事项的提醒、未完成提醒等，保证了公文处理效率和时效性。还有公文处理数据的统计和分析功能，比如审批情况、各部门公文处理情况等，为管理决策提供数据支持。
这些功能的结合，使得计算机公文管理系统能够实现从公文拟定、审批、存储的各个流程精准化管理，从而提高办公效率，还可以规范对工作人员的管理流程，还能保障信息安全和便捷性。综上所述，我们在设计计算机公文管理系统时，系统功能就需要能够提高用户的工作效率，要加强对信息安全的管理，还要能够规范管理的流程，这样可以有助于提升行政管理的水平。
国外也有许多，比如美国国家科学基金会的 FastLane，这是一个完整的科技计划项目电子管理系统，包括申请书、资助授予和状态、申请书评审、专家小组、研究管理、财务、荣誉奖励等功能模块。它为不同用户群体提供服务，每年有超过25万人使用，是美国用户最多的部门科研信息管理系统之一。
我们通过考察市场的需求，及时发现系统研究中的问题和不足，并积极的采取相应的措施。所以当我们在设计此类系统时，通过对现有实际情况的调研，并查找相关文献对用户切实需求进行深入分析，不断的对系统进行优化，从而能够提升系统的不同角色的用户体验，方便智能的实现其应当具备的功能。根据其他学者制作系统的经验进行借鉴和学习，做好需求分析，要注重系统用户的体验。
1.3研究内容
本次设计的系统题目为计算机学院公文管理系统，系统基于Java进行底层开发，采用SSM架构，通过Maven进行整体管理，前端采用JSP和JavaScript动态交互，在此项目的设计中采用的方法主要为调研法、实践法以及案例分析法，在前期主要是通过调研、对比和分析，对一些图书馆搜集的资料文件进行学习，获取自己的研究核心以及本次项目的新颖点和优势，然后从可行性角度分析是否可支撑，从用户的角度对一些需求以及功能细节进行梳理，最后对数据表底层进行设计，基础搭建架构完成，然后进行项目的核心模块开发，包含前端界面设计和后台业务代码以及SQL的编写，最后完成项目测试和上线。
第二章 技术介绍
2.1JSP界面技术
Java为面向对象的开发编码语言，Java的设计中不仅接收C++的核心优势点，同时对C++的一些多继承、指针等繁琐复杂的逻辑进行了去除，因此Java作为网站类的开发非常的合适。Java的优势在于封装、继承、多态。可通过不同的编码形式将代码进行定义融合，保证了代码的健壮性和可移植性。在Java的编码中通常需要JDK编译环境，通过JDK中的一些开发包来提供编译支撑，而JRE提供运行环境，JVM则为Java的虚拟机。通过将代码war包或者是jar包进行设置，编译后生成class文件形式，最后可进行程序的运行。由于Java的特殊跨平台性，因此部署也非常的简单，也支持多线程模式。
2.2MySQL数据库
MySQL是当今市面上使用最广、频率选择最高的数据库RDBMS。MySQL的优势非常的突出，包含开源免费、操作简单、安全稳定。在MySQL中可通过库以及表的形式将数据进行存储管理，通过表中的主键、外键进行表字段关联定义。在数据库中可通过视图、函数、触发器等其他形式的处理方式对数据进行管理，MySQL支持多线程并发，且也可进行项目的跨平台部署，因此非常受欢迎。而相比较而言，另一大数据库Oracle则需进行收费操作，且权限较为复杂，处理的数据的量级更高，更适合大型的项目，MySQL中对一些关键词等也进行了定义，包含limit分页操作，以及一些平均值、和最值计算等，因此就中小型项目而言选择Mysql非常的合适。
2.3 Mybaits架构
Mybatis是Java的orm层的又一大架构，相比对Hibernate的自动化来说，Mybatis为半自动化，但Mybatis架构较为轻便，更适合小型项目的开发。Mybatis的作用主要是将orm层进行代码与SQL语句的剥离，通过mapper层与xml层进行匹配对应，然后将Mybatis的xml文件映射为动态的代理类，在Mybatis中也有配置文件Mybatis.config.xml通过全局配置文件的形式将数据源、事务等进行处理。通过在加载中对Mybatis的配置文件的读取构造出对应的sqlSessionFactory会话工厂，而且Mybatis是通过对mapper的接口层进行定义，然后通过xml层进行SQL的自动化动态赋值组装，然后通过SQLsession来对数据库进行操作执行，最后通过java的原理自动化的对结果值进行对象封装。
2.4SpringBoot架构
Springboot是目前Java的继SSM架构后的又一大优秀架构，作为一款快速开发的架构，主要是自身将一些第三方的插件以及一些常用的jar包进行依赖整合，通过maven的一些父子工程模式进行引入。在Springboot架构中主要是对XML的配置简化，且通过注解的形式对一些类等进行定义配置。在Springboot中可通过Springboot Starter项目管理提供所有的依赖的版本，通过对Springboot的jar包进行升级，对应的一些依赖包的版本也会升级，因此在maven中只需要自定义Springboot的总体版本号即可，在Springboot中也内置了类似于Tomcat的服务器可简化部署的流程。且在yml文件中可对一些数据库链接、端口以及一些变量等都可进行定义，在启动时即可自动化进行类的注入。
第三章 系统分析
3.1可行性分析
技术可行性：技术作为软件开发的基本支撑，主要是通过技术来对软件进行实现，因此要保证在设计时一些开发技术完全可行，在经过学习研究以及大学的一些知识积累综合后最终选择了Java开发，针对于Java的一些封装、继承、多态等编码多样化等做到代码的业务逻辑清晰，且Java的代码具有GC等自动化的垃圾回收机制，非常的简单，架构上选择的是SSM，通过对Mybatis的代码分层耦合以及SpringMVC的三层控制中转让代码逻辑思路更清晰。
操作可行性：在系统中要充分的考虑到实用性和操作性，要保证设计完成后对实际操作有简化作用以及提供了数据支撑，在用户端要保证人员的权限性，以及保证信息的保密度，保证每一条数据都可完整存储，每一个操作日志都可记录，做到用户操作的流畅。
3.2系统功能分析
在行政秘书端可对所有的部门类型信息进行设置，可对高校的领导信息和教师信息账号进行管理，对学院的平行文信息进行记录，以及对下行文进行发布，上传对应的资料文件进行发布，可对一些上行文审核信息进行查询。
图3-1行政秘书用例图
在教师端可对所有的下行文信息进行查询，可点击文件进行下载，可对上行文进行申请操作，输入对应的活动行文信息进行申报，查询申报记录信息。
图3-3 领导用例图
3.3系统性能分析
系统的性能通常是代码以外的一些影响系统的因素提现，通常从响应度来说包含了用户的体验感以及系统的数据处理效率，因此响应度正常不超过3s，若超出则需从一些SQL的优化、数据库锁机制、缓存、同步等方面考虑，而从数据的可靠性来看包含对数据的一些备份以及数据的恢复机制等，保证数据的一致性和稳定性。从系统拓展性来看包含对多服务部署、多并发、以及一些中间件的处理等角度，保证系统的二次维护可行。
安全性：在系统中可对用户的一些基本信息以及一些业务进行进行加密操作，确保数据存储的安全性，尽量不要采用对密码存储，且在操作时进行权限拦截验证，保证系统的安全性操作。
响应度：在对数据进行存储和查询时，要保证数据的时效性，在查询时0<响应时间<3s。确保数据可快速有效的处理，必要时可加入一些查询的视图，或者是是加入redis缓存进行处理。
并发性：在系统操作中，要考虑系统的并发性，保证系统同时在线人数在500人次以上可用，可用户的总容量数在10万+，对CPU的并发占有率保证日常低于70%。
第四章 系统设计
4.1模块设计
教师端：公告查询、上行文活动申报、文档上传、查询申报记录、下行文查询。
领导端：一级活动申报审核、二级活动申报审核。
行政秘书端：部门管理、教师管理、学院文件查询、下载、公告查询、活动申报审核、档案归类。
图4-1 系统功能模块图
4.2数据库设计
在数据库的设计中其实主要是数据的管理，通过E-R图模型对数据结构进行分析后，可采用3NF的设计方法对表字段进行设计，在数据库的设计中都是基于面向对象进行设计，通过对数据项进行详细设计，包含字段名称、数据类型、长度约束、取值默认值、取值含义、主外键之间的关系，和各数据项之间的关系等进行完整性的约束，在数据库的实体设计中基本关联为1对1以及1对n等可通过此关系进行多表之间的数据关系。系统E-R图如下：
图4-2数据库E-R图
表4-1学院领导的基本信息如下：
表4-1学院领导的存储表
字段 |
字段描述 |
约束类型 |
约束条件 |
id |
学院领导主键 |
int(12) |
主键 |
userName |
学院领导用户名 |
varchar(20) |
|
password |
学院领导密码 |
varchar(45) |
|
name |
学院领导姓名 |
varchar(45) |
|
tel |
学院领导手机号 |
varchar(45) |
|
zhiwei |
学院领导职位 |
varchar(45) |
|
学院领导邮箱 |
varchar(45) |
表4-2学院教师的基本信息如下：
表4-2学院教师存储表
字段 |
字段描述 |
约束类型 |
约束条件 |
id |
教师主键 |
int(12) |
主键 |
userName |
教师用户名 |
varchar(20) |
|
password |
教师密码 |
varchar(45) |
|
name |
教师姓名 |
varchar(45) |
|
tel |
教师手机号 |
varchar(45) |
|
zhiwei |
教师职位 |
varchar(45) |
|
deptId |
学院部门主键 |
int(12) |
外键 |
表4-3学院平行文基本信息如下：
表4-3学院平行文存储表
字段 |
字段描述 |
约束类型 |
约束条件 |
Id |
主键 |
int(12) |
主键 |
title |
公文标题 |
varchar(20) |
|
message |
公文内容 |
varchar(255) |
|
toxueyuan |
对接学院 |
varchar(45) |
|
filename |
文件名称 |
varchar(45) |
|
riqi |
发布日期 |
Date |
表4-4学院下公文的基本信息如下：
表4-4学院下公文存储表
字段 |
字段描述 |
约束类型 |
约束条件 |
Id |
主键 |
int(12) |
主键 |
title |
公文标题 |
varchar(20) |
|
message |
公文内容 |
varchar(255) |
|
toxueyuan |
对接学院 |
varchar(45) |
|
filename |
文件名称 |
varchar(45) |
|
riqi |
发布日期 |
Date |
|
Leader1 |
领导1 |
int(12) |
|
Leader2 |
领导2 |
int(12) |
外键 |
表4-5学院部门信息如下：
表4-5学院部门存储表
字段 |
字段描述 |
约束类型 |
约束条件 |
Id |
学院部门主键 |
int(12) |
主键 |
name |
学院部门名称 |
varchar(20) |
|
description |
学院部门描述 |
varchar(45) |
表4-6学院上公文信息如下：
表4-6学院上公文审核存储表
字段 |
字段描述 |
约束类型 |
约束条件 |
Id |
主键 |
int(12) |
主键 |
title |
公文标题 |
varchar(20) |
|
message |
公文内容 |
varchar(255) |
|
toxueyuan |
对接学院 |
varchar(45) |
|
filename |
文件名称 |
varchar(45) |
|
riqi |
发布日期 |
Date |
|
Teaid |
申请教师id |
int(12) |
外键 |
Leader1status |
领导1审核 |
int(12) |
|
Leader2 status |
领导2审核 |
int(12) |
第五章 系统实现
5.1 系统登录
在系统中主要分为三种用户角色，行政秘书、教师、领导。不同的角色登录之后赋予不同的权限信息，行政秘书作为系统管理员，可以对所有的信息进行维护操作。
5.2 学院部门信息管理
在后台可以设置学院部门信息，包括输入部门的名称、部门的描述，进行新增操作，可以对部门信息进行编辑、查询以及删除操作。
5.3 学院教师信息管理
行政秘书可以对学院教师信息进行录入操作，点击左上角添加进行新增页面跳转，可对教师的姓名、账号、密码、年龄、手机号、邮箱等信息进行录入新增操作。可对用户信息进行模糊检索和删除操作。
5.4 学院领导信息管理
行政秘书可以对学院内部的领导信息进行添加操作，包括对领导的账号信息、个人信息以及对应的职务信息等进行新增操作，可对领导信息进行分页查询和编辑操作。
5.5 学院平行文档案信息管理
在行政秘书端，可以对学院内部的平行文信息进行发布，输入文件标题、文件内容接收人以及对文件进行上传操作。进行提交后可对平行的信息进行查看和维护。
5.6 学院下行文档案管理
行政秘书可以对下新文进行发布操作，发布后在同部门的教师端可以进行查看操作，在发布下新文时，需要对部门进行设置以及对文件的标题和内容进行添加。对一级和二级审批人信息进行设置。可查看所有的下行文信息档案。
5.7 学院上行文申报管理
在教师端查询到对应的下行文信息后，可进行活动申请，需要上报对应的上行文信息，包括文件的标题内容和文件上传进行新增操作，可查看自己的历史记录信息。
5.8 领导审核行文管理
在领导层可对教师发布的上行文申报信息进行审核操作，可对审核结果进行跟进。
第六章 系统测试
6.1测试方法
在测试中简单的人工的点击测试，只能是对一些软件的表面进行验证，而非对一些代码的深度层级进行测试，在测试中主要是可采用白盒测试和集成测试来进行实现，白盒测试逻辑在于对代码进行开明式验证，检验代码是否正确、是否合规、运行的结果数据值是否跟预期一致，主要是对程序的内容进行处理验证，而非对软件的功能进行测试。而单元测试则是将模块进行切割对最小的单位元进行测试，观察是否可完成相对应的功能点，通过单元测试来对程序各个模块之间的关联处理以及是否实现对应的功能，接口数据接收和处理等是否满足常规要求。。
